Практичная и простая методика документирования бизнес-процессов

Ипогдабизнес-деятелыюстьописываетсябезприменения какой- либо нотации. Каждая работа обозначается прямоугольником, а связь между работами обозначае тся стрелкой. Существуют различные способы документирования, различные нотации: Нотация существует свыше 40 лет и широко применяется в различных сферах деятельности. позволяет строить точные модели практически для всех ситуаций, не только в бизнесе. Рабочая черновая версия 0. Все документы-первоисточники размещены на сайте . Это некоммерческое объединение объединяет крупнейшие мировые компании, такие как .

2.3. Документирование процесса

Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса Регламент выполнения бизнес-процесса Рассмотрим подробнее каждый этап. Стандартные формы описания бизнес-процесса Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов. Карта бизнес-процесса Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы.

База знаний ELMA, справка по системе, Документирование бизнес- процессов. Полное руководство по системе управления бизнес-процессами ELMA.

Документирование бизнес-процесса в принципе может возникнуть в два разных момента времени: Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование процесса в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям: Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Сначала не надо документировать многие процессы.

Это можно сделать потом, когда потребуется. Такой подход, видимо, предпочтителен для малых организаций с ограниченными ресурсами, а также для предприятий с быстро меняющимися бизнес-процессами. Приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов, то есть придется рассмотреть от 15 до различных бизнес-процессов см. Понятно, сразу все процессы, протекающие на предприятии, изучить невозможно.

Проблема заключается в том, чтобы документировать самые важные из них. Второй способ документирования имеет следующие преимущества: В работу вовлекается большое число сотрудников.

Документирование бизнес-процессов Невозможно управлять тем процессом, модель которого отсутствует Первым шагом на пути решения задач анализа и управления бизнес-процессами является документирование бизнес-процессов компании при помощи различных моделей и регламентных документов. Как правило, целью документирования процессов становится построение адекватной модели деятельности компании, необходимой и достаточной для реализации стратегических задач компании.

К таким стратегическим задачам можно отнести: При документировании деятельности компании предлагается подход к описанию, основанный на взаимосвязанных графических моделях, описывающих все аспекты деятельности компании. Проверенная опытом методология описания позволяет документировать процессы компании, организационную структуру, структуру данных, документов и многое другое.

Первым шагом на пути решения задач анализа и управления бизнес- процессами является документирование бизнес-процессов.

Компании предстояло определиться с некоторыми важными предпосылками составления карты процесса. Как именно описывать бизнес-процесс? Каждый формат имеет свой набор символов описания, свои концептуальные допущения и ограничения. И после того, как описание начато, лучше не менять формата, иначе не избежать путаницы. Некоторые форматы достаточно сложны для восприятия, другими сложно пользоваться без вводного курса обучения. В рамках данного проекта было решено остановиться на распространенном формате блок-схемы.

Этот формат интуитивно понятен для любого человека с высшим образованием и не требует специального обучения. Блок схема показывает последовательность действий - , а не иерархию работ и их логические взаимосвязи декомпозицию. То есть в результате усилий по описанию должен был получиться пошаговый перечень определенных действий, и распределение ответственности за действия между отделами. Довольно быстро выяснилось, что действий в процессе выполнения заказа содержится больше сотни, поэтому пришлось использовать разные уровни обобщения процесса.

Появился первый, генеральный уровень описания, где была дана самая общая последовательность и второй уровень, с подробностями и деталями. Решено было не детализировать процесс до уровня рутинных операций: А остановиться на уровне действий, которые предпринимают работники:

Документировать или не документировать?

Требования к результатам процесса. Заполнение классификатора"Бизнес-процессы" в Бизнес-инженер Теперь построим графическую диаграмму бизнес-процесса"Мойка легкового транспорта". Для этого выделим этот процесс в классификаторе, нажмем кнопку График-студио и в появившемся окне с возможными типами процессных диаграмм выберем нотацию"Диаграмма бизнес-процесса расширенная" см.

Выбор необходимого типа процессной диаграммы нотации в Бизнес-инженер В открывшемся редакторе графических диаграмм отобразим начальное и конечное события бизнес-процесса, а также последовательность выполнения его процедур см.

Документирование процессов. Основные принципы моделирования бизнес- процессов. Методология функционального моделирования.

Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование процесса в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям: Этот подход хорошо зарекомендовал себя на практике: Это можно сделать потом, когда потребуется. Такой подход, видимо, предпочтителен для малых организаций с ограниченными ресурсами, а также для предприятий с быстро меняющимися бизнес-процессами. Приходится документировать все или подавляющее большинство бизнес-процессов, то есть придется рассмотреть от 15 до различных бизнес-процессов.

Понятно, сразу все процессы, протекающие на предприятии, изучить невозможно.

Методика проведения обследования бизнес-процессов компании

Однако работа заканчивается лишь тогда, когда процессы хорошо задокументированы. Необходимо обеспечить доступность информации по этим процессам для любого человека, которому нужно разобраться в них или использовать. Кроме того, документальное сопровождение должно обеспечить непосредственную отслеживаемость связей, начиная с задач и кончая бизнес-планом организации и критическими факторами успеха организации.

Это может быть выполнено лишь при условии использования эффективной иерархической структуры документирования.

Согласно определению бизнес-процесс — это цепь логически связанных, Описание и документирование процессов, Менеджер по персоналу. 8.

Цель документирования процессов заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения, как системы менеджмента качества, так и системы управления оргашзащей [28]. Документирование процессов гозволяет организации решать следующие задачи: Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматривать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем [21].

При документировании процессов может возникнуть дилемма: В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проекта. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых оргашзаций с ограшчентыми ресурсами. При втором варианте придется документировать все или большинство про - цессов.

Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изучить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется документировать только самые важные процессы.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Это может пригодиться при разборе спорных ситуаций. Способы фиксации вашей деятельности могут быть разными. Но лучше использовать инструменты портала, это покажет его возможности, послужит дополнительным способом привлечения сотрудников на портал, а так же будет дополнительным способом обучения. Можно использовать для этого Календари, Планёрки и Собрания.

Отдельным пунктом ТЗ желательно обговорить внесение если требуется изменений в регламенты организации.

Причиной документирования процесса обычно становится потребность в проведении анализа административного бизнес-процесса. Причина анализа.

Документирование бизнес-процессов и контролей в целях внутреннего аудита Документирование бизнес-процессов и контролей в целях внутреннего аудита Краснова И. Приводятся основные принципы организации этой работы. В соответствии с международными профессиональными стандартами по внутреннему аудиту внутренний аудит представляет собой деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование работы компании.

Внутренний аудит помогает компании достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности управления рисками, контроля и корпоративного управления. Предоставление гарантий осуществляется службой внутреннего аудита далее - СВА , как правило, путем проведения аудиторских проверок. Порядок проведения внутренних аудиторских проверок законодательно не регламентирован.

Тем не менее на основе практического опыта в организации внутренних аудиторских проверок можно выделить несколько этапов, а именно: В данной статье под"дизайном контроля" понимается содержание и место расположения контрольных процедур в структуре бизнес-процесса. Необходимо признать, что документирование бизнес-процессов и контролей при проведении аудита по сути является вспомогательным процессом, но тем не менее помогает аудитору наиболее качественно провести проверку и дать в случае необходимости обоснованные рекомендации по построению или оптимизации системы внутреннего контроля компании.

Определение возможностей для улучшения бизнес-процессов

Титульный лист процедуры должен содержать код, наименование процедуры, гриф её утверждения и дату введения в действие. Содержание должно включать порядковые номера разделов и приложений с указанием их обозначения и заголовков. Введение должно содержать ссылку на требования ИСО рекомендации ИСО , в соответствии с которыми разработана данная процедура. Область применения и сфера действия. Данный раздел должен включать указания:

Документирование и регламентация бизнес-процессов в ARIS. Корпоративные системы №2/ В статье рассматриваются вопросы.

В статье рассматриваются вопросы документирования бизнес-процессов в контексте создания на основе моделей различной регламентной документации: Рассмотрены проблемы, с которыми сталкиваются организации в процессе документирования своей деятельности А. В этом контексте документирование деятельности компании несет в себе ряд важных функций, таких как сохранение базы знаний о различных предметных областях компании процессах, организационной структуре, продуктах, полномочиях и т.

Документирование деятельности позволяет понять, какие процессы происходят в организации, кто несет за них ответственность, наделены ли эти ответственные достаточными полномочиями, обеспечены ли эти процессы достаточным количеством ресурсов. В данной статье документирование бизнес-процессов рассматривается в контексте не менее важных функций, и чаще всего наиболее проблематичных, — создание и актуализация различной регламентной документации технологические карты, должностные инструкции, положения по подразделениям и т.

Для создания регламентной документации существует ряд причин. С одной стороны, компании обязаны на законодательном уровне регламентировать свою деятельность например, банки должны проводить регламентацию операционной деятельности на основании требований Положения про организацию операционной деятельности, утвержденного НБУ от С другой стороны, компании для ведения эффективного бизнеса необходимо иметь описание своих технологий, механизмы актуализации этого описания и доведения персоналу, механизмы обучения персонала — если эти компоненты отсутствуют, технологическая документация становится формальностью на бумажном носителе.

Для документирования деятельности компаний и создания регламентных документов могут применяться инструментальные средства , позволяющие генерировать выходную отчетность на основании существующих моделей процессов, организационной структуры и т. Рассмотрим некоторые проблемы, с которыми могут сталкиваться организации в процессе документирования деятельности и которые решаются с применением программных средств . Осуществляя документирование сложных бизнес-процессов без применения специальных средств моделирования, организация не может избежать в выходной документации ошибок, связанных с неточностями в логике выполнения процесса и неполнотой информации, распределением ответственности и полномочий.

Описание таких процессов, как правило, может быть не выдержано на едином уровне детализации процедуры могут быть описаны в одной последовательности с функциями и элементарными операциями и может не отражать их региональную или организационно-функциональную принадлежность например, один и тот же процесс для крупного филиала и отделения могут значительно отличаться. Документирование динамически изменяющихся бизнес-процессов, проводимое без специальных средств моделирования, начинает тормозить развитие организации по причине медленного прохождения и согласования полученной информации по иерархическим ступеням и еще более медленного процесса принятия решений.

Ваш -адрес н.

Интеграция в мировую экономику, развитие конкурентной среды, повышение запросов потребителя по отношению к качеству продукции и многие другие факторы стимулируют предприятия и организации вводить новые принципы управления. Внедрение процедур управления документаций СМК касается деятельности всех сотрудников организации без исключения. Кроме того, именно документы, предъявляемые организацией аудиторской группе при проведении сертификационного и других внешних аудитов, являются необходимыми свидетельствами выполнения деятельности и, соответственно, основанием для оценки соответствия деятельности организации.

Минимизировать риск возникновения подобных ошибок можно, если на этапе планирования разработки и внедрения СМК правильно интерпретировать основные понятия и четко определить структуру процесса управления документацией.

бизнес-процесса и создание измерительной системы для оценки Документирование бизнес-процесса в принципе может возникнуть в два раз- .

Договор Добавление нового юр. Информация о номере документаоснования Внесение типа операции, документа основания: Ответственный за регистрацию юр. Информация о типе операции Информирование о необходимости авторизации: Информация о необходимости авторизации: Информация о типе операции Конец 23 Использование модели бизнес-процессов Разработка регламентов текущей операционной деятельности Выявление требований к автоматизации бизнес-процессов Уточнение должностных обязанностей сотрудников в рамках бизнес-процессов и формирование организационной структуры Фонда с учетом бизнес-процессов Управление рисками на основе бизнесмодели 24 Разработка регламентов текущей операционной деятельности Дерево процессов НПО 1.

Заключение договора с физ. Изменение условий договора 2. Изменение АПД Выплаты 3. Начальника отдела Функции 1. Получает служебную записку из филиала с прикрепленным файлом с информацией по физ.

Внедрение корпоративного портала

Документирование процесса Документирование процеса Общее правило таково: Это правило работает и при совершенствовании бизнес-процесса. Задача документирования бизнес-процесса может возникнуть в два разных момента времени: Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям:

Методы оптимизации бизнес процессов, которые мы кратко изложили в предыдущих статьях, используются за время работы.

Клонирование бизнеса [Франчайзинг и другие модели быстрого роста] Ватутин Сергей Документирование бизнес-процессов Документирование бизнес-процессов Представьте, что вы купили велосипед. Вы — превосходный велосипедист, отлично ездите и знаете его, казалось бы, до мелочей. Однако вот незадача — велосипед перед вами в разобранном виде, буквально до винтиков, а инструкции нет и в помине.

Вы звоните в спортивный магазин, и вам начинают объяснять на словах, какой винтик куда вкручивается. Проведя параллель, мы утверждаем, что без документирования рабочих процессов расширение бизнеса невозможно. Открытие нового офиса будет даваться вам немалой кровью, ведь каждому сотруднику придется все объяснять буквально на пальцах. Пусть даже эти сотрудники с опытом — в вашем бизнесе есть те важные мелочи, особенности, технологии, которые используются только у вас.

Кроме того, бизнес наверняка сложнее конструкции велосипеда. Необходимым условием начала любого вида тиражирования бизнеса является выделение бизнес-процессов и их формализация, то есть именно документирование. Реализация процессного подхода в любой компании уже сама по себе дает отличный эффект: Каждый новобранец получит инструкцию для работы.

Кстати, документация полезна не только при открытии новых филиалов или запуске франчайзинга. Она важна в ежедневной работе компании. Есть инструкция к бизнесу — есть возможность развиваться и масштабироваться по любому выбранному типу клонирования.

Умелое описание бизнес-процессов — залог успешной автоматизации